Cela faisait longtemps que je n’avais pas proposé un petit tutoriel. Alors voilà un sujet qui a été souvent source d’interrogation, lors d’une mutation vous partez avec votre CA, mais l’entreprise qui vous accueille n’a pas le même système de messagerie.

Cas export de Outlook vers Lotus Notes
(merci à Fabien P pour ce tutoriel Outlook vers Lotus)

0. Exporter l’ancien carnet d’adresse en “.csv” et l’ouvrir sous excel

1. Mettre le fichier Excel en forme : chaque colonne correspond à un champ, et chaque ligne à un enregistrement.
Attention, les numéros de téléphone doivent être dans des champs textes

2. Insérer une première ligne qui contiendra les titres des colonnes.
Les titres doivent correspondre aux noms de champs dans Lotus Notes. Pour connaître les nom de champs dans Lotus Notes,
ouvrir le carnet d’adresses (dans Lotus Notes), se positionner sur une entrée quelconque (si aucune n’existe, en créer une
manuellement), et choisir l’option “Propriétés du document” dans le menu “Fichier”. Dans la petite fenêtre qui apparaît,
sélectionner le second onglet, une liste de champs apparaît. Il y a énormément de champs, mais il n’est absolument pas
nécessaire de les renseigner tous.
Pour exemple celui que j’ai utilisé:
FirstName LastName MailAddress StreetAddress City Zip country PhoneNumber CellPhoneNumber
OfficePhoneNumber CompanyName Comment

3. Une fois le fichier Excel prêt, le sauvegarder en tant que fichier Lotus 1-2-3, avec l’extension “.wk4″.

4. Dans Lotus Notes ouvrir le carnet d’adresses, et choisir l’option “Importer” du menu “Fichier”.

5. Sélectionner le type de fichier Lotus 1-2-3 et sélectionner le fichier préalablement préparé.

6. Dans la fenêtre suivante, sélectionner le masque “Contact”, et les options suivantes : importer comme document principal,
format de colonne défini par titre dans WKS, et calculer champs du masque à l’importation. Valider.

Cas export de Lotus Notes vers Outlook

A réaliser tant qu’on a son client Notes sous la main.
Scénario 1 :

télécharger Olconn2.exe sur le site de [1] Microsoft (Notes Connector)

Côté installation le produit va vous dire qu’il n’arrive pas à s’installer car il n’a pas la bonne version de Office… vous n’en avez pas besoin, dézipper olconn32.exe, récupérez PABImport.exe

Lancer une fenêtre Dos (taper cmd dans le menu exécuter)

Taper : chemin du logicielPABImport.exe “chemin de votre names.nsf”

Si Notes tente de s’ouvrir accepter, indiquer votre mot de passe.

Voilà votre CA sous Outlook vient d’être rempli de votre CA notes, il ne vous reste plus qu’à faire un export au format csv.

Scénario 2 :

Vous êtes parti uniquement avec votre names.nsf et vous ne savez plus trop quoi en faire.

Téléchargez [2] Lotus-exporter , ce magnifique utilitaire va vous permettre de récupérer vos données au format csv, il faudra peut-être un peu remodifié vos colonnes mais cela devrait aller.

1.1 indiquer le chemin de names.nsf

1.2 sélectionner “Contact”

2 sélectionner les champs que vous voulez exporter ( FirstName, LastName, MailAddress, Phone Number…)

3 indiquer où vous voulez mettre votre fichier csv, accepter de créer ce fichier

4 Exporter